Käyttölupien yhteishakupalvelun vaatimusmäärittely 

Aloitimme käyttölupien sähköisen yhteishakupalvelun kehitystyön Kansallisarkistossa kesäkuussa perinteiseen tapaan vaatimusten kartoituksella. Työmme käynnistyi haastattelemalla lupaviranomaisia ja perehtymällä heidän nykyisten prosessiensa dokumentaatioon. Nykytilanteessa käyttölupapyyntöjä tehdään pitkälti paperimuotoisilla lomakkeilla ja käyttöluvat myönnetään kirjeitse. Hankkeemme eräänä tärkeänä tavoitteena on sähköistää tämä prosessi ja ”yhden luukun periaate” on eräs tulevan järjestelmän kulmakivistä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yhden lupahakemuksen voi lähettää samanaikaisesti monelle eri viranomaiselle. Tilastokeskuksessa kehitteillä oleva metatietokatalogi on tarkoitus linkittää käyttölupien yhteishakupalveluun, ja tieto myönnetyistä käyttöluvista siirretään automaattisesti sähköiseen etätyöpöytään. Käyttölupien yhteishakupalvelu mahdollistaa kuitenkin aineistojen luovutuksen myös ulkoisen median (esim. usb-tikku) avulla tai viranomaisen omaan järjestelmään kuten tälläkin hetkellä.

Vaatimusten kartoitus on osa vaatimusmäärittelyprosessia, jota voidaan tehdä joko projektin alussa tai projektin kuluessa käytetystä projektityömenetelmästä riippuen. Vaatimusmäärittelydokumentaatio kuvaa tulevan järjestelmän toimintaa ja toimintaympäristöä. Mahdolliset puutteet ja virheet kumuloituvat kehitettävän järjestelmän myöhempiin kehitysvaiheisiin (suunnittelu, toteutus ja testaus), joten vaatimusmäärittelyn merkitystä ei voi korostaa liikaa. Alla olevan linkin takaa löytyy vaatimusmäärittelyn ensimmäinen versio, joka tulee vielä varmasti jonkin verran muuttumaan syksyn kuluessa. Kuulisimme kuitenkin mielellämme ajatuksianne jo tässä vaiheessa, joten kaikki kommentit otetaan kiitoksella vastaan!

Sähköisen lupajärjestelmän vaatimusmäärittely