Tutkijat ideoivat käyttölupapalvelua ja informaatio- ja tukiportaalia Kansallisarkistossa

Kansallisarkistossa järjestettiin 17.11.2014 sähköiseen käyttölupapalveluun ja informaatio- ja tukiportaaliin kohdistunut erityisesti tutkijoille suunnattu workshop, johon osallistui myös joitakin viranomaisten edustajia ja Tilastokeskuksen FMAS-hankkeen osaprojektin henkilöstöä. Tilaisuuden tarkoituksena oli esitellä molempien osahankkeiden tämän hetkistä vaihetta ja saada kommentteja ja palautetta, mikä tullaan huomioimaan molempia palveluita kehitettäessä.

Sähköisen käyttölupapalvelun osalta esittely kohdistui palvelun sisällön ja toiminnallisuuksien esittelyyn ja keskustelua käytiin mm. seuraavista asioista.

  • Tutkijat pitivät tärkeänä sitä, että käyttöluvan hakemista varten tarvittavat tiedot kysytään selkeästi ja että kunkin kysymyksen kohdalla annetaan informaatiota, joka auttaa täyttämään tarvittavat tiedot oikein.
  • Palvelun toiminnallisuuden kannalta osallistujat pitivät tärkeänä sitä, että tutkija voi täyttää lomaketta vähitellen ja että tiedot voi tallentaa, vaikka kunkin yksittäisen sivun kaikkia pakollisia tietoja ei ole vielä täytetty.
  • Osallistujat pitivät lomakkeen dynaamisuutta (lomake muokkautuu hakijan valintojen mukaan siten, että vain tarpeelliset asiat kysytään) tärkeänä ominaisuutena.
  • Tilaisuudessa käytiin keskustelua aineiston käyttöön liittyvästä salassapitositoumuksesta, joka tarvitaan jokaiselta henkilötietoja käsittelevästä tutkijalta. Tällä hetkellä salassapitositoumuksen sisältö ja sen antaminen vaihtelevat viranomaiskohtaisesti. Myös aineiston käyttöehtoihin sitoutumisessa on viranomaiskohtaisia eroja. Osa viranomaisista määrittelee aineiston käyttöehdot käyttölupapäätöksessä. Palvelun tämänhetkisessä suunnitelmassa kukin henkilötietojen käyttöoikeutta hakeva tutkija antaa ennen käyttölupapäätöksen myöntämistä salassapitositoumuksen, joka kattaa kaikki haettavaa aineistoa koskevat viranomaiset. Keskustelua käytiin myös mahdollisuudesta antaa salassapitositoumus vasta käyttölupapäätöksen myöntämisen jälkeen ennen aineiston käyttöönottoa, jolloin sitouduttaisiin myös aineiston käyttöehtoihin.
  • Tulevassa palvelussa tutkimushankkeeseen osallistuville henkilöille luodaan erilaisia käyttäjäprofiileita, joiden avulla säädellään hakemusta koskevia käyttöoikeuksia. Tutkijat pitivät tärkeänä, että käyttöoikeuksia jaetaan ”liberaalisti”. Hakemuksen lopullisen hyväksymisen voi kuitenkin tehdä vain tutkimuksen vastuullinen johtaja, joka voi ainoana henkilönä lähettää hakemuksen viranomaiselle.

Informaatio- ja tukiportaalin tulevaa sisältöä ideoitiin workshopissa hankeryhmän alustavan suunnitelman pohjalta. Workshopissa esille tulleet tutkijoiden toiveet olivat tiivistetysti seuraavat:

  • Konkreettinen tieto rekisteritutkimuksen tekemisestä ja rekisteritutkimuksen etenemisestä
  • Tietoa aineistonhallinnasta ja tietosuojasta
  • Esimerkkejä tutkimusasetelmista ja erilaisista aineistoista
  • Rekisteritutkimukseen liittyvät erityispiirteet, myös tieteenalakohtaisia erityispiirteitä toivottiin
  • Käytännöllisiä ohjeita hyvän käyttölupahakemuksen laadintaan
  • Tietoa viranomaisista ja rekistereistä
  • Viranomaisten tiedotteita esim. hinnoittelun muutokset, lainsäädännön muutokset ja muutokset rekisteritietojen tietosisällöissä
  • Tietoa käyttölupapäätösten käsittelyajoista ja hinnoista
  • Tietoa hyväksytyistä käyttöluvista ja julkaisuista
  • Tietoa rekisteritutkimusta koskevista koulutukista; koulutustilaisuuksien materiaalien jakaminen
  • Tietoa pohjoismaisesta rekisteritutkimusyhteistyöstä
  • Mahdollisuus verkostoitua muiden tutkijoiden kanssa, keskustelufoorumin perustaminen
  • Mahdollisuus saada henkilökohtaista neuvontaa palvelun kautta
  • Tietojen perusteellinen määrittely metatietokatalogissa (Tilastokeskuksen osahanke)/ muuttujien hakeminen metatietokatalogissa hakutoimintojen avulla

Informaatio- ja tukiportaalin kautta on tarkoitus julkaista sähköisen käyttölupapalvelun tuottamaa viranomaiskohtaista tietoa hakemusten käsittelyajoista ja hinnoista sekä myönnettyjen hakemusten kohdentumisesta eri tieteenaloille ja rekistereihin. Mitä tilastotietoja Sinä haluaisit saada palvelun kautta?

Palveluiden kehittämisvaiheessa saatu palaute ja tieto tutkijoiden tarpeista ovat ensiarvoisen tärkeitä. Voit antaa palautetta ja kommentteja myös tämän foorumin kautta.

Kiitos kaikille tilaisuuteen osallistuneille!

Materiaalia. Workshop_diat 17.11.2014